5 VINKKIÄ SUJUVAAN ASIOINTIIN KIRJANPITÄJÄSI KANSSA

Säästövinkit kirjanpitoon

Kirjanpitäjiä on tässä maassa pilvin pimein, ja erilaisia toimintatapoja ehkä yhtä monta. Tässä kirjoituksessa annan vinkkejä siihen, miten säästät kirjanpitoon kuluvaa aikaa tilitoimistossa, ja sen kautta myös rahaa. Kirjanpitoon kuluu vähemmän aikaa –> lasku on pienempi. Nämä vinkit ovat omasta kokemuksestani kirjoitettuja, mutta varmasti hyödyllisiä asioitpa missä tilitoimistossa hyvänsä.

Vinkki 1. Yritykselle oma tiliote

Onhan sinulla liiketoimintaasi varten oma pankkitili? Jos toimit yksinyrittäjänä, voit perustaa vaikka oman verkkopankkisi kautta toisen käyttötilin, josta ei tule sinulle lisäkuluja (suurimassa osassa pankkeja). Liiketoiminnan rahaliikenne kun kulkee omalla tilillään, on kirjanpitäjän helppo lukea tiliotetta ja sen tapahtumia. Jos jostain syystä et missään nimessä halua yritystoiminnallesi omaa tiliä, merkkaa yrityksen kirjanpitoon kuuluvat tapahtumat selkeästi tiliotteelle. Jos toimitat tiliotteen paperilla, vaikka räväkän värinen yliviivaustussi sopii tähän hommaan. Jos toimitat tiliotteet sähköisesti, voit muokata pdf-tiedostoon samantyylisiä korostuksia. Ja jos taas toimitat tiliotteet konekielisenä, merkkailu on mahdotonta ja suosittelen ehdottomasti yritystoiminnalle oman tilin perustamista.

Vinkki 2. Kuitit järjestykseen

Toimitatko kuitit kirjanpitäjällesi kenkälaatikossa? Tai kirjekuoreen sullottuna sikinsokin? Ei se mitään, ainakin itse käsittelen huolella myös tällaiset kuitit. Siihen menee kuitenkin enemmän aikaa, jolloin kirjanpitolaskusikin on suurempi. Järjestämällä kuitit tiliotteen mukaiseen järjestykseen, nopeutat kirjanpidon tekoa huomattavasti. Jos toimitat kuitit skannattuna, voit nimetä tiedostot esim. ”20180809 Tiimari”, eli ensin päiväys ja sitten tiliotteella näkyvä maksunsaaja. Voit myös kirjoittaa maksun tarkoituksen tiedostonimeen (tai paperitositteeseen), jos se ei käy kuitilta ilmi (vaikkapa ”kokouskahvit”). Joillain tilitoimistoilla on olemassa kuittien järjestämiseen ”talon tapa”, eli kysy kirjanpitäjältäsi missä järjestyksessä hän kuitit haluaa, jos sinulle ei sitä ole vielä kerrottu.

Vinkki 3. Epäselvistä tilitapahtumista selkoa

Jos tiliotteellasi on tapahtuma, josta et itsekään tiedä mikä se on, ilmoita tästä kirjanpitäjällesi samalla kun toimitat aineiston. Tällöin kirjanpitäjäsi tietää, että asia on sinulla selvityksessä, eikä lähde kyselemään enää erikseen perään. Jos tarvitset lisäaikaa aineiston toimittamiseen epäselvyyksien vuoksi, siitäkin kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa. Siten saat varmistettua, että arvonlisäveroilmoitukset lähtevät ajoissa. Useimmissa tapauksissa on järkevämpää lähettää aineisto kirjanpitäjälle, vaikka jokin yksittäinen tilitapahtuma olisikin epäselvä. Voit toimittaa selvityksen jälkikäteen. Hyvä kirjanpitäjä kyllä muistuttelee sinua jos selvitettävää on kertynyt.

Vinkki 4. Kadonneiden kuittien metsästys

Tosite (lasku, kuitti) on kirjanpidon perusta. Toimita siis kirjanpitäjällesi kaikki liiketoimintaasi koskevat kuitit. Joskus kuitteja hukkuu, ilmoita näistäkin kirjanpitäjällesi samalla kun toimitat muun aineiston. Näin hän ei kysele puuttuvien kuittien perään turhaan, vaan voi kirjata kulun asianmukaisesti.

Itse hyväksi havaitsemani keino on kiinnittää kuittien arkistointiin huomiota useamminkin kuin kerran kuussa. Keräilen ne siis omaan kansioonsa valmiiksi odottelemaan kirjanpidon tekoa, sitä mukaa kun kuitteja tulee. Erityisesti jos kirjanpitosi tehdään harvemmin kuin kerran kuussa (esimerkiksi kolmen kuukauden välein tai vuosittain), on tärkeää kerätä kuitit johdonmukaisesti omaan paikkaansa, oli se sitten kansio tietokoneella tai kenkälaatikko työpöytäsi alla. Vuoden takaisia kuitteja on melko vaivalloista lähteä etsimään, kun on aika toimittaa aineistot kirjanpitäjälle tai tehdä kirjanpito itse. Tällä toimintatavalla säästät siis myös omaa aikaasi, ja voit käyttää enemmän aikaa johonkin mukavampaan puuhaan.

Vinkki viitonen. Kysy ja vaadi

Kirjanpitäjäsi toimii useamman asiakkaan kanssa. Joillakin tilitoimistolla (erityisesti suuremmilla), on omat toimintatavat joiden mukaan asiakkaiden tulee toimia. Pienemmissä tilitoimistoissa ehkä joustetaan enemmän. Minulla on ollut asiakkaita, jotka suorastaan pelokkaana ilmoittavat jos joku kuitti unohtuikin itse kopioida ja nitoa aaneloseen, koska aikaisempi tilitoimisto oli vaatinut tämän työn tehtäväksi ennen aineiston toimitusta.

Muista, että me kirjanpitäjätkin olemme asiakaspalveluammatissa! Se, että yrityksen kirjanpito on pakko hoitaa lakisääteisesti, ei tarkoita sitä että se on pakko hoitaa hampaita kiristellen ja kirjanpitäjän suuntaan kumarrellen. Muista kertoa kirjanpitäjällesi, mikä sinulle on helpoin tai kannattavin toimintatapa. Hyvä kirjanpitäjä haluaa tuoda lisäarvoa toimintaasi, ja lain puitteissa joustaa myös sinun tarpeidesi mukaan (eli ei, emme voi kirjata kesäfestarin kaljaostoksen arvonlisäveroa vähennykseen, vaikka kivaa olisikin ollut).

Yhteenvetona

Käy itse liiketoimintasi tiliote läpi ennen kirjanpitäjälle lähettämistä (eli lue se). Näin tiedät toimittaa kaikki tarvittavat selvitykset maksutapahtumien sisällöstä. Ilmoita jo aineistoa toimittaessasi jos tiedät kuitteja puuttuvan. Kysy kirjanpitäjältäsi, jos jokin asia vaivaa tai on epäselvä. Voisiko jonkin asian tehdä toisin? Klisee tai ei, niin tyhmiä kysymyksiä ei ole.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *